Една от стъпките по пътя на всяка една библиотечна единица от придобиването и до читателя е нейната регистрация. По същество регистрацията е вписване на всяка една книжна единица, намираща се в дадена библиотека, в специалните за целта регистрационни книги, чрез което този фонд става нейна собственост.
Основната част в състава на всяка библиотека са книгите и брошурите. За тях регистрационна единица се приема книговезкият том, независимо дали той представлява самостоятелно произведение, или е част от многотомно издание. За останалите видове печатни издания – ноти, карти, графични издания, патенти стандарти и други видове листов материал, за регистрационна единица се приема това, което представлява завършено цяло.
При периодичните издания за регистрационна единица се приема тримесечен, шестмесечен или годишен компелкт в зависимост от това как се подвързва списанието или вестникът. Това се определя от дебеината на отделните книжки ил броеве.
От групата на периодичните издания изключение по отношение на регистрационната единица правят периодичните сборници (продължаващите издания). При тях регистрационна единица представлява отделна книжка или том.
Новопостъпилата в библиотеката литература първо се проверява със съпроводния щ документ и се подпечатва с печата на библиотеката.
Ако книгите са пристигнали в библиотеката без съпроводен документ, библиотекарят съставя акт за приемането им, който е различена за различните видове постъпления.
Следващият момент от приемането е подпечатването със специален печат на библиотеката. Печатът е с правоъгълна форма. Съдържа само наименованието на библиотеката и място за инвентарния номер. Подпечатването се извършва на гърба на заглавната страница и на 17 или 33 страница. При периодичните издания печатът се поставя в левия долен ъгълна заглавното каре на всяка отделна книжка или брой. При картите и останалите видовелистов материал той се поставя под изображението на бялото поле или на гърба на карата, ако тя е едностранна. При нотните издания, както и при патентите и стандартите той се поставя в заглавното каре.
След регистриране на печатните издания инвентарният номер се нанася на определеното място в печата на библиотеката. При периодичните издания инвентарният номер се нанася само на първата книжка (първия брой) от книговезкия том.
Всички печатни издания в библиотеката задължително минават през два вида регистрация – обща и индивидуална.
Общата регистрация дав аобщи сведения за фонда на библиотеката, за състава му и измененията, които стават с него. Тя ни дава информация за състоянието на фонда като цяло – какво е количеството му и как то се разпределя по съдържание, вид и език.
Индивидуалната регистрация осигуряваохраната на фонда, като информита за всяки документ поотделно и дава възможност да се проследи неговата съдба от момента на постъпването му в библиотеката.
Книгата, в която се води общата регистрация на библиотечния фонд, се нарича книга за движение на библиотечния фонд (КДБФ). КДБФ се състои от три части – постъпления, отчисления и баланс.
В първата част на КДБФ се записват всички постъпления в библиотеката. Записването става на партиди, както книгите пристигат в библиотеката. Книгите, които са включени в един и същ съпроводителен документ – фактура или акт, – се записват на един ред. Ако за един ден са закупени повече книги, но са съпроводени с различни фактури, то те се записват за всяка фактура поотделно.
Част І на КДБФ за постъпленията в библиотеката съдържа следните графи:
- дата на вписване – тя се попълва в деня на регистрирането.
- пореден номер на вписването – всяка отделана партида книги, записана на един редполучава самостоятелен пореден номер. Всяка година номерирането започва с 1, което позволява да се проследи даликомплектуваннето на библиотечния фонд се извършва ритмично.
- от къде са постъпили – името на книжарницата, от която са закупени, името на лицето или организацията, която ги е дарила или съответно получени в замяна на загумен документ от читател или постъпили по абонамент.
- номер и дата на съпроводителния документ – фактура или акт.
- общо количество на книгите ( в един съпроводителен документ)
- обща стойност – попълва се дори и за дарени книги.
Следват графи, в които новополучените книги се разпределят по отдели на знанието, по вид издание и по език.
В част ІІ на КДБФ се вписват отчислениятана книги от фонда на библиотеката. Отчисленията се налагат по различни причини – поради овехтяване, поради загуба, морално остарели и неподходящи по съдържание книги, непрофилна литература. За всяко едно отчисление се изготвя съответния акт, който служи като съпроводителен документпри вписване на отчислените книги. Книгите, отчислени по една причина, се включват в един акт и се записват на един ред.
Част ІІ на КДБФ за постъпленията в библиотеката съдържа следните графи:
- дата на отчисляване;
- пореден номер на акта за отчисляване ;
- общ брой на отчислените книги;
- обща сума;
Следват графи, в които книгите се разпределят по отдели на знанието, по вид издание и по език. В тази част са включени и графи за причина за отчисляване. Това дава възможност да се проследи каква част от фонда и поради каква причина се отчислява.
Тъй като КДБФ е официален документ, преди да се започне да се попълва, тя се прошнурова, прономерова, подпечатва и подписва от ръководителя на съответната библиотека. Двете части на КДБФ се попълват текущо.
В края на определен период от време се прави баланс на отчетеното в КДБФ. Този баланс се помества в третата част на КДБФ. Балансът се пресмята като се сумират постъпленията от І част и отчисленията от ІІ част, след което се изваждат отчисленията от постъпленията. Получената разлика показва с какво количество фонда на библиотеката е нарастнал за съответния период, а също и как този прираст се разпределя по отдели на знанието. По този начин може да се проследи състоянието на библиотечния фонд по отдели на знаниетио и като цало.
В по-големите библиотеки за отделно обособените фондове се водят отделни КДБФ.
Индивидуалната регистрация на библиотечните единице се осъществява чрез инвентарната книга. Тя е най-важният финансово-отчетен документ на библиотеката. Тя е задължителна и се води по строго установен образец. В нея се регистрират всички видове издания и всички постъпления независимо от какъв произход са те. Изключение правят патентите и стандартите, а също и безплатните учебници, които се предлагат от училищата на по-малките ученици. Те се регистрират отделно. В инвентарната книга всяка една книга се регистрира по реда, по който е пристигнала в библиотеката и по който е подредена в съпроводителния документ, с който пристига, ако в него са описани повече от една книги.
По инвентарната книга винаги може да се установи коя книга кога е получена, библиографските данни на всеки отделен екземпляр, цената му, както и кога и поради какви причини е отчислена дадена книга и дали е била заменена с друга. Тъй като инвентарната книга играе ролята на финансово-отчетен документ, тя получава две заверки. Едната при започванетo щ, която посочва колко инвентарни страници има книгата, а дугата – след нейнотот попълване, показваща от кой до кой инвентарен номер включва съответната инвентарна книга. Под завеерките се поставя подписът на ръководителя на библиотеката и служебният печат на същата.
В инвентарната книга като официален документ не се допускат поправки, освен по изключение. Поправките се отбелязват в графа „забележка” с подписа на лицето извършило поправката.
Всяка отделна единица се записва на отделни редове без да се пропускат редове.
Инвентарната книга съдържа следните графи:
- дата на инвертирането – попълва се в деня на инвертирането
- инвентарен номер – за по-малките библиоотеки номерата вървят от едно до безкрайност, а за по-големите започват всяка година от №1. В такъв случай инвентарният номер, който се пише на книгата, включва и годината на инвентирането. Например 1684/1997.
- графи за проверка – три на брой. Попълват се при проверка на фонда.
- автор и заглавие, том или част – съдържа крати сведения за инвентираното издание, като се отбелязват само онези елементи, които го отличават от вписаните преди него екземпляри.
- поредност на изданието – отбелязва се с арабска цифра кое поред е изданието.
Отбелязват се само второто и следващите поред издания. Когато изданието е първо не се записва нищо.
местоиздаване – отбелязва се в кой град е издадена книгата. Ако е отбелязано, че е излязла в повече от един град се отбелязва само първия град „и др.”. Ако не е известно къде е издадена се отбелязва „б. м.”
- година на изданието – с арабска цифра се отбелязва годината на излизане от печат. В случай че такава липсва се попълва годината, когато е дадена за печат, а ако и тя не е известна се отбелязва „б. г.” Ако в последствие се открие годината на издаване от страничен източник, тя се попълва в квадратни скоби.
- цена на книгата – тази графа е от особена важност и е задължително да се попълва дори когато книгата е получена от дарение и за нея не е заплатена никаква сума. Тази графа служи за информация за стойността на книгата при загуба от читател или при определяне общата стойност на фонда. При инвентиране на по-стари книги цената се преобразува, за да отговаря на съвременната стойност на книгата.
- номер на записване в книга за движение на библиотечния фонд – записва се номера на партидата издания, в която е била съответната книга. Тази графа играе ролята на връзка между двата основни библиотечни документа – инвентарната книга и КДБФ.
- отдел – записва се с арабска цифра номера на отдела на знанието, към който се отнася изданието.
- сигнатура – попълва се след обработването на инвентираните единици.
- забележка за отчисляване на книгата – тъй като при отчисляване на книги от библиотечния фонд, се изменя общата финансова стойност на фонда, отчисляването на всяка книга е съпроводенно с акт за отчисляване, чиито номер и дата се отбелязват в инвентарната книга.
- забележки – тук се вписват поправки, отбелязват се дарените книги с буква „Д”.
При инвентиране на периодични издания се вписва номера на квитанцията, с която е извършен абонаментът. Когато се регистрират книги, заменени от читатели при загуба, в тази графа се прави връзка с загубената книга. При инвентаризиране на листови материали се отбелязва броят на листовете.
За да се пестят време и усилия е прието, всяка повтаряща се на следващите редове информация се отбелязва с кавички. Изключение прави графата с цената на изданията. Тя задължително се попълва.
Принципно всички промени в инвентарната книга, преинвенттирането на фонда и преписването на инвентарнат книга са забранени. Това се допуска в много редки случаи с разрешение на ръководството. Преинвертирането е свързано с нов инвертарен номер, което води до зацапване и захабяване на книгите. Това се допуска при сливане на библиотеки или разделяне на една библиотека. Още ако инвентарната книга е много стара и описаното в нея не отговаря на фонда; ако в нея има много задрасквания, поправки, прескачания на редове, двойни номера, което я прави непрегледна. Преинвертиране се извърщва и след някакво проишествие с библиотеката, при което е унищожена част от фонда (пожар, наводнение и пр.) и съответно голяма част от вписаните в инвентарната книга документи не са налице.
Преписването на инвентарната книга не е свързано с промяна на инвентарните номера на книгите. То се налага при остаряване на инвентарната книга, поради което ползването щ може да повреди целостта.
За целта данните от старата инвентарна книга се преписват точно, а самата тя се запазва за сверка и справки.
Съществуват и други форми на индивидуална регистрация. Така наречената „актова система на регистрация” – книгите се регистрират в специални за целта листове от инвентарната книга, която обединява в себе си данните от КДБФ. Вписванети се извършва с индиго, поради което могат да се получат няколко екземпляра. Отделните листа се събират и се подвързват във формата на инвентарна книга. При този начин на инвентаризиране инвентарният номер се състои от няколко цифри – номера на акта (листа, в който е вписана книгата), при който номерацията всяка година започва от № 1; годината, в която е извършена регистрацията и поредния номер, под който книгата е записана в акта. Например: 21-95-2 т. е. Дадената книга е записана втора подред в акт № 21 от 1995 г. Предимството на този начин на регистрация е, че позволява едновременно да се регистрират много пратки книги, тъй като регистрацията може да се извършва от повече от един човек.
Друг метод на регистрация е чрез „фишов инвентар”. Характерен е при централизирано комплектуване в големи библиотеки с филиали. Централната библиотека инвентаризира новоприетите библиотечни единици, след което ги разпределя по филиали, съпроводениот печатни фиши, съдържащи кратко описание – автор, заглавие, година на издаване, отдел, цена и инвентарен номер. Тези фиши се подреждат във филиалните библиотеки по възходящ ред на годините и номерата. Така се получава „фишов инвентар”, който служи за справки и проверки на фонда на библиотеката вместо инвентарна книга.
Специфична е инвертаризацията на периодичните издания, които се получават по абонамент. При тях квитанцията за абонамента предхожда постъпването на самите издания в библиотеката. Тъй като някои от тях се издават за много кратък интервал от време и поради малкия си обем, те се регистрират под формата на книговезки томове от определен брой издания. Текущо те се регистрират в специална картотека (за по-малките библиотеки може и тетрадка), съставена от попълнените при абониранет орегистрационни картони. Регистрационните картони са разграфени по месеци и дни и при пристигането на съответните броеве и книжки се прави отметка в картона на всяко списание или вестник. На гърба на всеки картон се отбелязва номерът на квитанцията, с която е направен абонаментът; периода на абонамента; сумата, която е заплатена за него; колко книжки или броеве излизат годишно от съответното издание.
След сформирането на книговезки томове периодичните издания се регистрират първо в инвентарната книга, а след това в КДБФ.
Отчисляването на част от библиотечния фонд е закономерно явление, с което се цели подобряване на неговия състав.
Независимо от причината за отчисление трябва да се състави „документ-основание”, който да потвърди правилността на всяко отчисления. Когато отчисляваме овехтели, неподходящи по съдържание или предадени на друга библиотека книги за „документ-основание” служипротоколното решение на ръководството на библиотеката. При загубени от читатели документи тази роля изпълняватетрадката за регистриране на книги, загубени от читатели, в която стоят подписите на читателите, загубили книгите. При несъбираемите книги е необходима специална служебна бележка (Например в случай на заразна болест – медицинска бележка). След съставяне на „документ-основание” се пристъпва към изработката на акт за отчисляване. Броят на актовете зависи от броят на причините за отчисление, тъй като всички документи отчислени по една и съща причина се отчисляват с един акт за отчисление.
Всеки акт за отчисление се изготвя в два екземпляра – един за счетоводството на библиотеката и друг за архива. Утвърждава се от ръководството и се номерира. Актовете за отчисление се съхраняват отделно от актовете за постъпление, но също като тях се немерират от № 1 до безкрайност и се подреждат обратно хронологично.
Следващо поред действие при отчисляването е нанасянето на актовете за отчисление в КДБФ.
Отчисляването на фонда приключва с отразяване на отчислените книги в каталозите на библиотеката.
Сходни статии:
- Баланс на земите по основни фондове Общата територия на региона на РИОСВ – Вeлико Търново (Великотърновска и Габровска области) възлиза на 668 460 ха. Земеделските земи са 429 500 ха, а обработваемите – 326 800 ха...
